Yönerge

İZMİR YÜKSEK TEKNOLOJİ ENSTİTÜSÜ

Basın ve Halkla İlişkiler Birimi Yönergesi

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç ve Kapsam

MADDE 1- Bu Yönerge, İzmir Yüksek Teknoloji Enstitüsünün kurumsal kimliğinin güçlendirilerek geliştirilmesi, yerel ve ulusal boyutlarda kurumlarla ilişkilerin sağlıklı bir zeminde sürdürülmesi, basın/yayın kuruluşları ile olumlu ilişkilerin geliştirilerek Enstitümüz ile kamuoyu arasında sağlam bir köprü kurulması, insan kaynaklarını etkin biçimde kullanarak İzmir Yüksek Teknoloji Enstitüsünün iç ve dış hedef kitlelerle doğrudan iletişim kurabilmesinin sağlanması, halkla ilişkiler ve iletişim örgüsünde, Enstitü’nün tanıtımının yapılması, sosyal medya iletişimini yönetmek amacıyla Basın ve Halkla İlişkiler Birimi’nin faaliyet alanları, yönetim organları, çalışma ve usul ve esasları ile ilgili hükümleri kapsar.

Dayanak

MADDE 2- Bu Yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 51. maddesine dayanır.

Tanımlar

MADDE 3- Bu Yönergede geçen;

  • Enstitü: İzmir Yüksek Teknoloji Enstitüsünü,
  • Rektör: İzmir Yüksek Teknoloji Enstitüsü Rektörünü,
  • Rektör Yardımcısı: İzmir Yüksek Teknoloji Enstitüsü ilgili Rektör Yardımcısını,
  • Genel Sekreter: İzmir Yüksek Teknoloji Enstitüsü Genel Sekreterini,
  • Birim: Basın ve Halkla İlişkiler Birimini,
  • Personel: Basın ve Halkla İlişkiler Birimi’nde çalışan tüm personeli kapsar,

MADDE 4- Birim, Rektör/Rektör Yardımcısına/Genel Sekreterliğe bağlı olarak görev yapar.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Birimin Faaliyet Organları ve Görevleri

MADDE 5- Bu yönergenin 1. Maddesinde belirtilen amaçları gerçekleştirmek üzere 6. Maddede belirtilen görevleri yapar.

Birimin Organları

MADDE 6- Birimin organları ve görevleri şunlardır:

  1. a) TANITIM FAALİYETLERİ
  2. i) Eğitim/Mesleki Tanıtım Fuarlarına katılmak:

Kurum ve kuruluşlar tarafından, şehir içi ve şehir dışında düzenlenen eğitim fuarları ile mesleki tanıtım ve kariyer günlerine katılarak, aday öğrenciler ve velilere Enstitüyü tanıtmak.

  1. ii) Tanıtım Günleri Düzenlemek:

Birim Kampüste “Tanıtım Günleri” adı altında düzenlenen etkinlikte, mekan düzeninin sağlanmasından, görevli öğretim üyesi ve elemanlarının koordinasyonuna kadar tüm süreci yürütmek; etkinliğin, görsel – işitsel kaydını tutmak, aday öğrencileri öğretim üyelerimizle bir araya getirerek meslek seçimlerinde yol gösterici /yardımcı olmak.

iii) Liselerin Kampüsü Ziyaretlerini organize etmek:

Lise düzeyinde okullardan Enstitünün bölümlerini tanımak amacıyla Kampüs ziyaretinde bulunan aday öğrencilerin, taleplerini almak ve ziyareti organize etmek, öğrenci gruplarına rehberlik ederek, ilgili bölümlerin ziyaretlerini sağlamak.

  1. iv) Liseleri Ziyaret Etmek:

Aday öğrencilere ulaşmak için orta öğrenim kurumlarını ziyaret etmek

  1. v) Tanıtım Malzeme Taleplerinin Karşılanması:

Eğitim kurumları tarafından talep edilen tanıtım malzemelerinin uygun kanallarla ulaştırılmasını sağlamak.

  1. vi) Bilgi Sağlamak:

Tüm kurum, kuruluş ve kişilerden telefonla, faksla veya kurumumuza gelerek bizzat iletilen tüm soru, istek ve şikayetleri yetkilerimiz dahilinde cevaplandırmak, ilgili birimlere yönlendirmek ve takibini yapmak.

  1. b) PROTOKOL VE ORGANİZASYON

Mezuniyet ve açılış törenleri, konser, tiyatro, söyleşi, panel, konferans, seminer, sempozyum, şenlik, sergi gibi faaliyetleri organize etmek ve takip etmek.

Kurumda gerçekleştirilen tüm törenleri; açılış, temel atma, davet, resepsiyon, kokteyl ve resmi yemekleri düzenlemek.

Rektörlük Makamının tebrik, davetiye, teşekkür belgelerini ve plaketlerini hazırlamak ve ilgili kanallarla dağıtımını sağlamak.

Makam odalarını, toplantı, brifing ve tören alan ve salonlarını mevzuata ve protokole uygun olarak düzenlemek.

Kurum adına özel günlere ilişkin mesajlar hazırlamak.

İç ve dış protokol listelerini periyodik olarak güncellemek.

Öğrenci Kulüplerinin gerçekleştirdiği çeşitli etkinliklerde destek vermek, (tanıtım malzemesi sağlamak, sunum metni hazırlamak)

  1. c) MEDYA İLE İLİŞKİLER VE İÇERİK ÜRETİMİ
  2. i) Gazete, Televizyon ve Radyo İlişkileri:

Enstitü kapsamında haber niteliği taşıyan gelişmelerin, medya organlarının kullanımına hazır halde üretmek, basın bülteni ve açıklamalarını hazırlanmak; bu çerçevede gerekli metin, fotoğraf, ses ve hareketli görüntüyü uygun ortamlarda ilgili medya kuruluşlarına servis etmek.

  1. ii) Web Sayfası İçeriği:

Enstitünün web sayfasına haber, fotoğraf, video içeriği hazırlamak,

iii) Haber Takibi ve Analizi:

Medyada kurum hakkında yer alan haber, yorum ve eleştirileri izlemek, ilgili makamları bilgilendirmek.

  1. iv) Sosyal Medya Faaliyetleri:

Kurumun sosyal medya hesaplarını yönetmek, ilgili mecralardan duyuru, bilgilendirme ve görsel – işitsel malzeme paylaşımı yapmak, gerektiğinde anket vb. düzenlemek.

Tanıtıcı ve bilgilendirici amaçlı ya da etkinlikler, organizasyonlara ilişkin video klipler hazırlayarak, uygun mecralarda yayımlamak.

Rektörlüğün talebi üzerine istenilen yer ve zamanda Basın Toplantısı düzenlenmek.

  1. d) GRAFİK TASARIM VE BASILI MATERYALLER
  2. i) Grafik Tasarım:

Enstitünün, görsel – yazılı materyallerini (katolog, broşür, öğrenci el kitabı, kartvizit, İYTE Bülten, Research Highlights, afiş, billboard) hazırlamak, içeriklerini güncellemek ve basıma hazırlamak.

Farklı birim ve öğrenci topluluklarından gelen afiş vb. taleplerin basım ve dağıtımını organize etmek.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Hüküm Bulunmayan Hallerde

Madde 7- Bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

Yürürlük

Madde 8- Bu Yönerge, İzmir Yüksek Teknoloji Enstitüsü Senatosunda kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 9- Bu Yönerge hükümlerini İzmir Yüksek Teknoloji Enstitüsü Rektörü yürütür.